A1-Bescheinigung bei Auslandsdienstreisen verpflichtend

Achtung bei Auslandsdienstreisen: Aufgrund der in letzter Zeit gehäuften Anfragen möchten wir auf eine EU-Regelung hinweisen, die in der betrieblichen Praxis oftmals übersehen wird. 

Arbeitgeber sind verpflichtet, bei Auslandseinsätzen von Mitarbeitern innerhalb der EU/EWR bzw. der Schweiz beim zuständigen Krankenversicherungsträger vorweg eine Bescheinigung über das anwendbare Sozialversicherungsrecht zu beantragen (siehe Verordnung (EG) Nr. 883/2004 und Verordnung (EG) Nr. 987/2009). Der Antrag hat über das Elektronische Datenaustausch-System der Sozialversicherung (ELDA) zu erfolgen. Die vom Versicherungsträger ausgestellte Bescheinigung (Formular A1) dient im Ausland dem Nachweis, dass der Mitarbeiter in Österreich ordnungsgemäß gemeldet und sozialversichert ist. Der Mitarbeiter hat die A1-Bescheinigung daher im Ausland stets mitzuführen.

Bei Nichteinhaltung der A1-Bescheinigungspflicht drohen dem Arbeitgeber in den meisten europäischen Ländern im Falle behördlicher Kontrollen Geldstrafen und weitere unangenehme Folgen. So kann es beispielsweise passieren, dass den ins Ausland gereisten Mitarbeitern bei Fehlen der A1-Bescheinigungen der Zutritt zum Einsatzort verweigert wird.

Es gibt in diesem Zusammenhang keine Unterscheidung zwischen Entsendung und Dienstreise. Daher ist eine A1-Bescheinigung nicht nur für längere Entsendungen, sondern auch für sehr kurze Auslandsdienstreisen (z.B. Teilnahme an dienstlichen Besprechungen, Konferenzen oder Seminaren) oder ausländische Montageeinsätze notwendig, und zwar bereits ab dem ersten Tag.

In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass in letzter Zeit diesbezügliche Kontrollen in einigen Ländern deutlich zugenommen haben (z.B. in Deutschland und Frankreich).

Der mit den A1-Bescheinigungen verbundene Verwaltungsaufwand stellt für die Unternehmen naturgemäß eine große organisatorische Herausforderung dar. Der Arbeitgeber kann sich entweder
  • selbst bei ELDA registrieren, die ELDA-Software installieren und die A1-Bescheinigungen jeweils selbst elektronisch beantragen oder
  • bei der elektronischen Beantragung der A1-Bescheinigungen durch externe Dienstleister, zum Beispiel seinen Steuerberater, unterstützen lassen.
Wenn die Personalverrechnung außer Haus erfolgt, soll die zweite Variante genutzt werden. In diesem Fall sieht die Handhabung in der Praxis beispielsweise so aus, dass der Arbeitgeber oder der betroffene Arbeitnehmer dem Steuerberater die erforderlichen Informationen mit entsprechender Vorlaufzeit übermittelt und der A1-Antrag vom Steuerberater mittels ELDA eingebracht wird.