Papierrechnung vs. elektronische Rechnung

Digitalisierung ist Trumpf. Aber wie verhält es sich mit den Rechnungen, die mittlerweile nicht nur per Post, sondern auch per E-Mail eintreffen – sind beide gleichwertig in der Handhabung? 

Die korrekte Unterscheidung zwischen Papier- und elektronischer Rechnung ist in der steuerrechtlichen Praxis tatsächlich noch immer ein Problemfeld. Dabei entscheidet nur die Form ursprünglich ausgestellte Originalrechnung. Eine Rechnung, die als PDF per E-Mail eintrifft, stellt eine elektronische Rechnung dar. Sie darf nachträglich nicht durch technische Hilfsmittel transformiert werden: Ein Ausdruck ändert die Qualifikation als elektronische Rechnung nicht. Im Umkehrschluss kann eine Papierrechnung nicht durch Einscannen und Archivieren zur vollwertigen elektronischen Rechnung transformiert werden. Der Originalbeleg des Lieferanten definiert also die Einstufung als Papier- oder elektronische Rechnung. 

Warum ist die Unterscheidung so wichtig?
Aus Sicht der ordnungsgemäßen Buchführung eignen sich beide Rechnungsformen gleichermaßen zur Entsprechung der allgemeinen Aufbewahrungsgrundsätze. Umsatzsteuerrechtlich müssen teilweise weitere Kriterien erfüllt werden, um eine Vorsteuerabzugsfähigkeit zu ermöglichen. 

Elektronische Rechnung

Ein elektronischer Beleg muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten. Dies kann unter anderem dadurch erfolgen, dass der Unternehmer ein sog. innerbetriebliches Steuerungsverfahren anwendet. Das Verfahren sollte entsprechend der Größe, Tätigkeit und Art des Unternehmens angemessen sein. Erhält beispielsweise ein Einnahmen/Ausgabenrechner eine elektronische Rechnung per E-Mail (ohne qualifizierte Signatur), hat er zunächst die Unterlagen mit dem Beleg abzugleichen (dh prüfen ob die Rechnungsmerkmale erfüllt werden) und daraufhin die Zahlung zu veranlassen. Wenn ein verlässlicher Prüfpfad (zB per Workflow) vorliegt und die Rechnung ordnungsgemäß zB in einem ERP/BMD o.ä. archiviert wird, steht auch ein Vorsteuerabzug zu. Keinen Sinn macht es beispielsweise, eine elektronische Rechnung auszudrucken und die Papierrechnung aufzubewahren: Damit würde man lediglich eine Kopie des elektronischen Originals aufbewahren.
Bei Bilanzierern sind zusätzliche Anforderungen zu beachten (ua Erfassung als Eingangsrechnung mit UID-Nr.). Wir empfehlen auch kleineren Unternehmen, eine gesonderte Rechnungs-E-Mail-Adresse zu verwenden. Aus Sicherheitsgründen sollte diese maskiert werden.

Papierrechnung

Bei Papierrechnungen ist zu beachten, dass die Schrift auf Thermopapier (auf dem Barrechnungen üblicherweise gedruckt werden) mit der Zeit verblasst. Eine Digitalisierung der Papierrechnung bietet sich daher prinzipiell an. Diese berechtigt jedoch nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Mikroverfilmung, Speicherung auf CD-R oder auf WORM-Datenträgern (solche ohne nachträglicher Veränderungsmöglichkeit) sind geeignete Mittel*. Das Archivieren in BMD oder vergleichbaren Archivlösungen alleine ist nach aktueller, aber sicherlich überarbeitungsbedürftiger Rechtslage für die Berechtigung zum Vorsteuerabzug nicht ausreichend. Bei Unsicherheit empfiehlt sich jedenfalls die Aufbewahrung der originalen Papierrechnung.

Empfehlung
Prinzipiell ist die Reduzierung von Papierrechnungen ratsam und sollten die Lieferanten eingeladen werden, Rechnung elektronisch zu übermitteln. Unabhängig von der Rechnungsart bietet es sich an, zusätzliche Tools zu implementieren, um eine lückenlose Rechnungserfassung zu gewährleisten. Mittels Q-Tax können beispielsweise sowohl Papier- als auch elektronische Rechnungen erfasst werden. Elektronische Rechnungen können bequem via Drag & Drop hochgeladen werden. Bei physischen Rechnungen reicht das Abfotografieren bzw. Einscannen zur Erfassung. Auch bei Verwendung von Q-Tax sind Papierrechnungen aufzubewahren oder WORM-fähig zu digitalisieren, um den rechtlichen Vorgaben für einen evtl. Vorsteuerabzug Genüge zu tun. 



*Laut Dipplinger/Gerner, Rechnungslegung im Umsatzsteuerrecht (2017)4, 65ff reicht die Einrichtung eines revisionssicheren Archives aus, wenn Herstellerseitig keine Eingriffe auf Daten möglich sind.